Phân biệt hóa đơn hợp lệ, hợp pháp

Công việc kế toán gắn liền với việc thu nhập và xử lý chứng từ kế toán, việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn luôn là nổi đau đầu với kế toán, bởi một sơ suất nhỏ có thể gây ra những hậu quả khôn lường.

Thế nào là hóa đơn hợp pháp?

Tính hợp hợp pháp của hóa đơn được quy định bởi các quy định của pháp luật quy định (biểu mẫu, hình thức phát hành ...) và nội dung ghi trên hóa đơn đó (nội dung hóa đơn ghi bán hàng cấm, ghi khống, mạo giả chữ ký, con dấu ... đương nhiên là một hóa đơn bất hợp pháp rồi).

Theo điều 22 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC quy định:

"Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế)."

Như vậy, hóa đơn hợp pháp là hóa đơn có đủ các yếu tố sau:

- Nội dung trên hóa đơn không vi phạm pháp luật (hàng cấm, ghi khống ...).

- Hóa đơn đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận (hình thức, thời hạn ...).

Thế nào là hóa đơn hợp lệ, hợp lý:

Chắc chắn một hóa đơn được xem là hợp lệ khi nó phải là một hóa đơn hợp pháp, hóa đơn hợp lệ, hợp lý khi hội đủ các tiêu chuẩn sau:

- Phải là hóa đơn hợp pháp.

- Ghi đầy đủ, đúng các chỉ tiêu, chữ ký trên hóa đơn; thông tin tin trên hóa đơn phải rõ ràng không bị cạo sửa, tẩy xóa ...

- Hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với nội dung kinh tế.

Ngoài ra, để hóa đơn hợp lệ, hợp lý khi xác định thu nhập tính thuế thì hóa đơn đó cần tuân thủ các quy định của Luật thuế hiện hành, như

- Hóa đơn giá trị từ 20 tiệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Tuân thủ điều kiện ghi nhận chi phí của Luật thuế hiện hành (gần đây nhất là Thông tư 96/2015/TT-BTC).

- Hóa đơn của các doanh nghiệp không xác định (bỏ trốn, dừng hoạt động ...) ...

Tóm lại:

Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn được cơ quan thuế cho phép phát hành (khi tuân thủ về biểu mẫu, thời hạn phát hành ...), nội dung tuân thủ các quy định của pháp luật.

Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn hợp pháp và được ghi, ký xác nhận đầy đủ các chỉ tiêu của các bên liên quan; nội dung kinh tế phải phù hợp với doanh nghiệp.

Lưu ý: 

Hóa đơn hợp lệ phải là hóa đơn hợp pháp nhưng hóa đơn hợp pháp chưa chắc là hóa đơn hợp lệ.

Hóa đơn bất hợp lệ có thể bị loại bỏ khỏi chi phí của doanh nghiệp và chỉ có thể bị phạt ở mức độ vi phạm hành chính theo các quy định của Luật thuế hiện hành (nếu bị phát hiện).

Hóa đơn bất hợp pháp ngoài việc bị loại bỏ chi phí của doanh nghiệp, tùy mức độ vi pham, doanh nghiệp và các cá nhân liên quan có thể sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Ketoan.info

Browse More Articles

Tweet

Written by Ketoan.biz

Ketoan.info- Website thông tin tài chính, kế toán, kiểm toán và thuế của dân kế toán. Một nơi cùng trao đổi, chia sẻ về kiến thức, kinh nghiệm làm việc kế toán thực tế.